Handmatig inboeken
Doel van de handleiding: Het handmatig inboeken van een zending in de portal van Intime Delivery
Boek handmatig een zending in
1. Log in met je account op de portal van Intime Delivery
2. Klik links in het menu op 'Zendingen'
3. Er opent nu een scherm waarin een overzicht wordt getoond van al je zendingen en eventuele openstaande bestellingen in je webshop
4. Klik rechtsboven op de groene knop 'Handmatig zending inboeken'
5. Begin met het selecteren van het bestemmingsland
6. Selecteer daarna wat je wil verzenden:
a. Brievenbuszending: maximaal toegestaan formaat: 38 x 30 x 3 centimeter en maximaal gewicht van 500 gram
b. Pakket: Alles wat niet toegestaan is bij een brievenbuszending
7. Vul daarna het gewicht in van de zending in in grammen (inclusief verpakkingsmateriaal en de verpakkingen zelf). Als je een pakket hebt geselecteerd vul dan ook de formaten in centimeters in (lengte, breedte, hoogte)
8. Als je bovenstaande gegevens hebt ingevuld krijg je de mogelijkheid om een vervoerder en service te kiezen, dit doe je door op het groene pijltje te klikken
9. Er wordt nu een overzicht getoond van de beschikbare vervoerders en services. Deze opties worden bepaald aan de hand van het door jou opgegeven bestemmingsland, het formaat en het gewicht van de zending
10. Klik op de door jou gewenste service. Deze vervoerder en dienst wordt nu geselecteerd voor jouw zending en je keert terug naar het inboekscherm. Je kunt je keuze altijd wijzigen door opnieuw op het groene pijltje te klikken
11. Vul nu de adresgegevens van de ontvanger van je zending in
a. Als er iets niet goed is ingevoerd of als er nog gegevens ontbreken, kun je dit aan de rechterkant van het scherm zien in het zendingsoverzicht
b. Een vinkje wordt alleen groen als alle benodigde informatie juist is ingevuld. Mocht iets niet kloppen of ontbreken, dan blijft het vinkje groen
c. Als je met je muis over het vinkje heen beweegt krijg je een overzicht te zien met daarin de nog ontbrekende informatie. Als je dit hebt ingevuld, dan wordt het vinkje groen en kun je een zending inboeken.
d. Je kunt alleen een zending inboeken als alle vier de vinkjes groen zijn. Als dit niet het geval is kun je een zending alleen tussentijds opslaan om hem later af te ronden.
12. Als laatste onderdeel moet je de inhoud van het pakket invullen. Dit is belangrijk voor de eventuele douaneformulieren (CN22) die ons systeem voor je aanmaakt en voor de verzekering van je zending.
a. Het is niet verplicht deze gegevens in te vullen voor ongetraceerde zendingen binnen de EU, omdat hier geen CN22-formulier voor nodig is en de zendingen ook niet verzekerd verzonden worden.
13. Selecteer wat voor soort inhoud je zending bevat. Je kunt hier kiezen uit: Commercieël monster/proefstuk, Diversen, Documenten, Geschenk, Overig, Retour goederen & Verkoop goederen
a. In het geval van een webshop-bestelling vul je hier in principe altijd 'Verkoop goederen' in
14. Vul de overige gevraagde informatie in:
a. Aantal: het aantal verzonden items van dit product
b. Omschrijving: een duidelijke omschrijving in het Engels van je product, dit is nodig voor de douane in het bestemmingsland. Hoe duidelijker het hier omschreven wordt, hoe minder problemen er zijn tijdens het inklaren van je zending
c. Productwaarde: de waarde van één item. De totale waarde wordt vanzelf berekend door onze portal door de productwaarde te vermenigvuldigen met het aantal items in de zending
d. Land van herkomst: het land waar je product vandaan komt, standaard staat hier Nederland ingevuld
e. HS Code: als je een HS Code hebt van je product, kun je deze hier invullen. Dit veld is niet verplicht, als je geen code hebt, is het niet erg om dit veld leeg te laten
15. Bestaat je zending uit meerdere verschillende producten, dan kun je deze toevoegen door op de zwarte knop met 'Voeg nog een regel toe' te klikken. Je krijgt dan de mogelijkheid om alle informatie opnieuw in te vullen voor een nieuw product.
a. Je kunt maximaal 5 verschillende producten (SKU's) toevoegen aan je zending
b. Als je zending uit meer dan 5 verschillende SKU's bestaat dan dien je SKU's samen te voegen op de bestaande regels. Het systeem van Deutsche Post staat meer dan 5 regels helaas niet toe
16. Als je alle informatie correct hebt ingevoerd, kun je de zending inboeken door aan de rechterkant op de blauwe knop 'Inboeken' te klikken
a. Als er nog foutieve informatie is ingevuld, is de knop 'Inboeken' niet klikbaar. In plaats daarvan staat er dan 'Tussentijds opslaan'. Je kunt deze zending in dat geval opslaan en er later aan verder gaan.
i. De ontbrekende gegevens kun je ten alle tijden inzien door met je muis op het grijze vinkje te gaan staan. Hier geeft ons systeem altijd de foutmeldingen weer
17. Je zending is nu ingeboekt. Je kunt deze terugvinden in het zendingenoverzicht door links in het menu op 'Zendingen' te klikken